Bernt svarer: – Selvsagt nyttig for begge parter å ha en plan for kontrollutvalgets virksomhet

SPØRSMÅL: Flertallet i kommunestyret har vedtatt nyvalg av kontrollutvalget som følge av mistillit til utvalgsleder. Slik jeg forstår det, begrunnes mistilliten blant annet ved at utvalgsleder i forkant av første møte i det nyvalgte kontrollutvalget hadde et eget møte med utvalgssekretæren. Hensikten med møtet skal ha vært at utvalgsleder og utvalgssekretær ville avklare noen praktiske forhold og diskutere utvalgets rolle og arbeid fremover. Det ble skrevet et referat fra formøtet. 

En etterfølgende debatt reiser noen spørsmål om slike forberedende møter mellom utvalgsleder og utvalgssekretær. Blant annet har noen oppfattet at referatet inneholdt beslutninger som bare et samlet kontrollutvalg kan ta, blant annet med tanke på hvem som skal representere utvalget utad og at leder og sekretær forsøkte å etablere en maktstruktur ved å sette agendaen for utvalget.

Ifølge kommuneloven er det vel utvalgsleder som skal sette opp sakslisten for møter og det følger vel også av loven at det er utvalgsleder som har møte- og talerett i kommunestyret?

Sier kommuneloven noe om slike formøter mellom utvalgsleder og sekretær? Hva slags status har et slikt «møte»? Er det krav om, eller bør det skrives referat fra slike formøter? Vil da et slikt referat være et offentlig dokument etter offentlighetslovens bestemmelser?

SVAR: I kommuneloven § 23-2 siste avsnitt er det fastsatt at kommunestyret «kan når som helst velge medlemmer til utvalget på nytt», og at da «skal alle medlemmene velges på nytt». Det er en rent politisk beslutning, og kommunestyret behøver ikke oppgi noen særlig grunn for dette. Et lovlig foretatt nyvalg av kontrollutvalget kan ikke overprøves, heller ikke om det er basert på uriktig eller urimelig forståelse av utvalgslederens rolle og myndighet. Bakgrunnen for denne konflikten er imidlertid interessant, og vi skal derfor se nærmere på forholdet mellom utvalgsleder, sekretariat og utvalg.

Kontrollutvalget er et «folkevalgt organ» etter kommuneloven, se § 5-1 andre avsnitt, bokstav d. Det betyr at reglene i kapittel 11 gjelder for utvalgets virksomhet, se § 11-1 første avsnitt. Dette gjelder da også bestemmelsen i § 11-3 første setning, om at «Lederen av et folkevalgt organ setter opp saksliste for hvert enkelt møte». I tillegg kan etter § 11-3 første avsnitt, siste setning, en tredel av medlemmene av et folkevalgt organ kreve at en sak «skal settes på sakslisten» i et kommende møte.

Sekretariatet til kontrollutvalget er et særskilt administrativt organ som etter § 23-7 tredje avsnitt skal være uavhengig av kommunens eller fylkeskommunens administrasjon og av den eller dem som utfører revisjon for kommunen eller fylkeskommunene. Det er, sies det i femte avsnitt, «direkte underordnet kontrollutvalget og skal følge de retningslinjer og pålegg som utvalget gir», og skal, sies det i andre avsnitt, «påse at de sakene som behandles av kontrollutvalget, er forsvarlig utredet, og at utvalgets vedtak blir iverksatt».
Sekretariatet har altså ingen formell myndighet verken til å sette en sak opp til behandling i det enkelte møte, eller til å nekte dette. Lederen setter opp saklisten, og når den er sendt ut, et det bare utvalget som kan endre på denne, ved formelt vedtak i møtet.

I praksis vil det imidlertid måtte være løpende kontakt mellom leder og sekretariat, både ved forslag fra sekretariatet om saker som det mener må eller bør behandles, og ved beskjed fra leder om hvilke saker sekretariatet må ha gjort klar til behandling på et bestemt tidspunkt. Begge deler er administrative meddelelser som ikke krever noen form for formalisert saksbehandling eller dokumentasjon, men det vil selvsagt nyttig for begge parter å ha en plan for utvalgets virksomhet som man har som utgangspunkt i det videre arbeidet.

Denne planen er ikke bindende verken for utvalgsleder eller utvalget. Den er må anses som et internt arbeidsdokument for kontrollutvalgssekretariatet, men hvis utvalget ønsker informasjon om det som her er avtalt, kan det be om å bli orientert og gi uttrykk for sitt syn på dette. Og hvis det foreligger et notat eller referat fra disse samtalene, kan utvalget kreve å få det, og da blir det som alminnelig utgangspunkt et offentlig dokument.

Det er klart nok ikke en feil at utvalgsleder og sekretariatsleder organiserer virksomheten på denne måten. Men hvis kommunestyret er misfornøyd med måten dette gjøres på, kan det altså skifte ut hele utvalget.