Bernt svarer: Ikke adgang til å etablere en skjermet «Teams-gruppe» som arena for testing av prøveballonger

SPØRSMÅL: Etter at møte i vårt fylkesting er satt, avholdes en serie av komitémøter der fremsatte forslag behandles. For at forslagene så raskt som mulig skal gjøres tilgjengelig for representantene, har administrasjonen opprettet en lukket gruppe i Microsoft Teams der partiene kan legge disse inn i kanalen til den aktuelle komiteen. Det gjør det bla. lettere for de små partiene å levere forslag til komiteer de ikke har medlem i.

Møtesekretær henter forslagene her og publiserer disse i møteportalen til vedkommende komité, slik at forslagene er tilgjengelige når komitémøtet starter. Denne møteportalen er bare tilgjengelig for de folkevalgte og utvalgte medlemmer av administrasjonen.

De fremsatte forslagene gjøres tilgjengelig for allmennheten først når vedtaket fra komiteen er gjort og saksprotokoll publiseres på hjemmesiden til fylkeskommunen.

Spørsmålet er: Kan partiene starte med å publisere sine forslag i Teams allerede ved åpning av fylkestinget klokka 09:00 første dag, eller må de vente til første komitémøte settes for at vi skal møte følge loven?

SVAR: Fylkestingskomiteer er folkevalgte organer opprettet av fylkestinget etter bestemmelse i kommuneloven § 5–9. Komiteene kan ikke gis vedtaksmyndighet, men fungerer «som saksforberedende organer for … fylkestinget».

Etter kommuneloven § 11–3 skal komiteene holde sine møter på grunnlag av en innkalling som «sendes til organets medlemmer med rimelig varsel» og som «skal inneholde en liste over de sakene som skal behandles, og dokumentene i sakene». Forslag som sendes inn i forkant av møtet, må etter min mening oppfattes som dokumenter til komiteens saksbehandling, uavhengig om de er innsendt fra medlem av komiteen eller andre. Det samme gjelder forslag og dokumenter som blir sendt inn etter innkalling er gått ut. De kan da etter offentleglova § 16 første avsnitt, bokstav a, ikke unntas fra offentlig innsyn, og skal være offentlige fra de er gjort tilgjengelige for medlemmene av komiteen. 

Det er ikke adgang til å etablere en skjermet «Teams-gruppe» som arena for testing av prøveballonger eller som forhåndsorientering, evt. også til utveksling av reaksjoner og meninger medlemmene imellom. Kommuneloven og offentleglova bygger på et prinsipp om åpenhet og gjennomsiktighet på alle trinn i saksbehandlingen i folkevalgte organer, og grunnlaget for denne, og det skal ikke kunne omgås ved slike konstruksjoner, selv om motivene for dette kan være de beste.

Medlemmer og andre som sender inn slike forslag kan selvsagt gjøre dem kjent når og på den måte de finner tjenlig, og det gjelder også forslag som måtte være fremsatt av andre forut for møtet. Disse er, som vi har sett, som regel offentlige fra de sendt ut, og selvsagt ikke underlagt taushetsplikt.

Alt dette er forberedende saksbehandling til møte i komiteen. Forberedende saksbehandling er administrasjonens ansvar. Forslagene kan holdes i administrasjonen, men bare til de sendes ut til komitémedlemmene. Saksbehandlingen i en komité starter først når møte er satt i denne. Forslag til vedtak i saker som skal behandles der, skal bare behandles og voteres over hvis og når de er formelt fremsatt i møtet av et av medlemmene.