Vil at også kommunale selskaper må følge arkivloven

Arkivlovutvalget la i dag, tirsdag, fram sin utredning med utkast til en ny lov (ekstern lenke) som skal erstatte arkivloven fra 1992. 

Dagens arkivlov har et virkeområde som er smalere enn både offentlighetsloven og forvaltningsloven. Den viktigste forskjellen er at private rettssubjekter ikke omfattes selv om de blir styrt av det offentlige. Dette kan det nå altså bli en slutt på. Også interkommunale selskaper og andre virksomheter der det offentlige eier mer enn 50 prosent skal omfattes av loven, foreslås det.

Seks av ti interkommunale selskaper ønsker selv å bli pålagt arkivplikt, ifølge en undersøkelse Kommunal Rapport gjennomførte i fjor vår.

Utvalget foreslår at en ny arkivlov i hovedsak skal få samme virkeområde som offentlighetsloven. Grunnen til at utvalget ønsker å endre lovens virkeområde er at det offentlige de siste tiårene har endret seg betydelig med tanke på hvordan de er organisert. 

Utvalgsleder Christian Reusch pekte på at vi nå har mange frittstående offentlige virksomheter i forskjellige organisasjonsformer. Mye av tjenesteproduksjonen er blitt satt ut, og det har gjort at det området som omfattes av arkivloven i realiteten har blitt mindre fordi virkeområdet har vært begrenset til stat, fylkeskommuner og kommuner.

• Les også: Ønsker å bli pålagt arkivplikt
• Les også:- Bør styrke kontrollen med IKS-er

Automatisert lagring av e-post

«Fangst» av e-post er et spesielt problem som løftes av utvalget fordi forrige arkivlov ble til før e-postene hadde gjort sitt inntog på de offentlige kontorene. Nå ønsker utvalget å legge til rette for automatiserte verktøy som gjør dette enklere enn det er i dag.

– Det er ofte slik at e-post går direkte til en saksbehandler og at det ikke ender i journal og arkiv som det skal. Et eksempel som Arkivverket har regnet på, det mener jeg er bare e-post i Utenriksdepartementet, per måned er det noe sånt som 7 millioner e-poster. Hvis man bryter det ned på antall saksbehandlere tror jeg det er 91 minutter per dag på å katalogisere e-post for den enkelte saksbehandler. Og det er selvfølgelig ikke realistisk at man skal håndtere e-post på den måten. Her trengs det en eller annen form for automatisering som gjør at dette kan gjøres på en veldig enkel måte, sa Reusch.

Dette kommer inn i forslaget til ny arkivlov som en egen paragraf hvor det heter at virksomheter skal dokumentere sin eksterne virksomhet. For personer i ledende stillinger skal all virksomhetsrelatert kommunikasjon dokumenteres, det vil si både intern og ekstern.

– Det er rett og slett fordi dette kan være viktig for å forstå hvorfor virksomheten gjør det den gjør, sa Reusch.

– Digital demens

Utvalgslederen ga under overleveringen uttrykk for bekymring for dagens situasjon på arkivfeltet.

– Det er en hovedhypotese i utredningen at vi er i ferd med å utvikle en digital demens. Utviklingen i hvordan vi produserer informasjon har løpt veldig fort, og vi har ikke klart å følge med på utviklingen og etablere de riktige verktøyene og de riktige strategiene for å sørge for at det som vi lager nå at vi evner å ta vare på det viktige. Det var lettere før i kalveskinnpergamentenes tid, sa Reusch.

• Les også:Kommunerevisjon journalfører nesten ingenting

Han mener også at det har vært store endringer de siste 30 årene.

– For arkivene er magasinkapasiteten sprengt. Det er veldig kostbart å bygge nye magasiner for å ta vare på papir. Vi har et betydelig etterslep med arkiveringen, og mye av det som er produsert i senere tiår, det er produsert elektronisk, men vi har ikke gode uttrekk av det materialet. Vi klarer ikke på en enkel måte å sørge for å ta vare på det viktige i det. Riksrevisjonens undersøkelse i 2017 er veldig tankevekkende. Den avdekket betydelige mangler, fortsatte utvalgslederen.

Riksrevisjonens undersøkelse konsentrerte seg om sentralforvaltningen og så på journalføring og arkivering i departementene og ikke minst mellom departementene.

- Den viste risiko for betydelig arkivtap om viktige saker. Sannsynligvis er det mye offentlig skapt dokumentasjon både i staten og kommuner som burde blitt tatt vare på i dag, men som går tapt. Det tror jeg er en ganske nøktern virkelighetsbeskrivelse. 

Reusch pekte på at arkivene har en viktig funksjon i dokumentere det som har foregått i tidligere år.

– Dokumentasjon handler ikke om noe vi tar vare på, legger bort og som skal samle støv, men det har en mye viktigere funksjon enn det. Det er sentralt for hvordan vi driver forsvarlig offentlig forvaltning. Hvordan vi kan ivareta transparens, gjennomsiktighet og offentlighet. Det skal være grunnlagsmateriale for forskning og det er også viktig for retten til å kjenne egen historie. 

Kan bli lov med skytjenester

Utvalget foreslår også å oppheve dagens forbud mot å ha digitale arkiver «i skyen». Med andre ord at det skal bli tillatt å overføre digital dokumentasjon til utlandet. Riktignok skal det gjelde visse geografiske begrensninger og krav til risikovurderinger.

Det foreslås også å opprette et nytt tilsyn, nemlig Digitaliseringstilsynet. Dette tilsynet skal være et statlig organ som skal føre tilsyn med offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven.

Liten oppmerksomhet

Nå håper utvalgslederen at utredningen som er lagt fram ikke havner i en arkivskuff uten å ha blitt gjenstand for debatt.

– Da arkivloven ble vedtatt i 1992 var det en enstemmig komitéinnstilling. Det var ingen innlegg i odelstinget, det var ingen innlegg i lagtinget. Og hva illustrerer det? Det kan illustrere at det var et spesielt godt lovforslag og at det ikke var behov for noen kommentarer. Men det kan også være en illustrasjon på manglende interesse. Det er kanskje en vel så nærliggende forståelse. Og det er slik at diskusjoner om arkivloven i dag kan fort få preg av at det bare er noe som angår noen få. Men det er helt feil, det angår oss alle hvilken dokumentasjon vi tar vare på fordi vi nettopp vil ha gjennomsiktighet, etterprøvbarhet og vi vil at ettertiden skal ta lærdom av oss slik vi lærer av det som i dag er fortid. Arkivfeltet har lidd under for liten oppmerksomhet, sa Reusch.